[好文分享] 彼得杜拉克 教你自我管理


管理大師彼得.杜拉克建議,我們可透過自問五大問題,來保持警覺與專注的心態,並在漫長的職涯中,知道怎樣轉換自己的工作,還有何時轉換。 這是一篇非常好的自我管理與職涯發展提綱的好文,涵蓋了自我發現、自我規劃、自我實現、退休規劃,文章雖長卻句句珠璣,特別摘錄重點與您分享,也建議您將全文細細咀嚼。

 

第一問:我的長處是….

 

大多數人都自認了解自己的長處與短處,結果往往是誤解。唯有發揮長處,才會有優秀的表現,靠短處不可能展現績效,若是靠自己一竅不通的項目,更不可能成功。

 

   發現自己長處的方法:進行回饋分析 (feedback analysis)

 

發現自己長處的唯一方法,就是進行回饋分析(feedback analysis)。每當你作了重大決策或行動時,記下你預期會發生的情況,等912個月後,再把實際結果與你原先的預測相比對。  只要持之以恆,你可以藉由這個簡單的方法,在短短兩、三年內了解自己的長處是什麼,而這是你最應該知道的要事。

 

回饋分析可以顯示,你因為做了或沒做哪些事情,因此無法充分發揮所長、獲得最大效益。它也可以告訴你,哪些領域你並不擅長,哪些領域你毫無天分,根本做不來。

 

   回饋分析後的三個行動:

 

1.     專注發揮所長,把精力放在能產生效果的地方。

2.     努力強化自己的長處。

3.     找出自己在哪方面犯了「知識的傲慢」的毛病。

 

   改掉壞習慣

 

同樣重要的是,要改掉自己的壞習慣,也就是因為你做了或沒做一些事而有損成果與績效。由回饋分析,可以很快察覺到這些習慣。

 

拿自己的預測和實際結果相比,就可以看出哪些事你不要去做。我們應該盡量避免把精力浪費在改善自己不擅長的領域,因為,從無法勝任進步到普通水準需要耗費的精力,遠多於從一流水準進步到卓越。我們應該把精力、資源與時間用來協助勝任的人,提升為績效卓越的明星。

 

第二問:怎麼把事情做好?

 

「我怎麼做才會有好表現」比「我的長處是什麼」更重要 人人各有所長,同樣地,把事情做好,各人也有各人的獨特方式,這與人格特質有關。

 

下列幾項人格特質,往往就決定了一個人怎麼把事情做好。

 

人格特質1:我是閱讀者或聆聽者?

人格特質2:我是怎麼學習的?

人格特質3:我善於合作或單打獨鬥?

人格特質4:我適合作決策或當顧問?

 

最後,我還要再重覆一次:別想改變自己,這是很難做到的。你應該努力改善自己的做事方法,同時,盡量不要接下自己做不來或做不好的工作。

 

第三問:我的價值觀......

 

為了管理自我,你最後還得問:我的價值觀是什麼?這並不是道德問題,因為關於道德,人人都適用同樣的準則,而且檢驗方法很簡單,我稱為「鏡子檢驗」。

 

20世紀初,各個強權國家中最受尊重的外交官,非德國駐英大使莫屬。他足堪大任,如果沒當上德國總理,至少也會成為外交部長。可是,他突然在1906年辭職,不願意主持外交使節團為英王愛德華七世(Edward VII)所辦的宴會。這位國王是有名的好色之徒,而且明白表示希望宴會照他喜歡的方式舉行。據說這位德國大使說:「我可不希望早上刮鬍子時,在鏡子裡看到一個皮條客。」

 

這就是「鏡子檢驗」。道德要求你自問:「我希望早上在鏡子裡看到的自己是什麼樣的人? 在某一個組織或場合裡合乎道德的行為,在其他組織裡也是合乎道德的。但道德只是價值系統的一部分,尤其只是組織價值系統的一部分。

 

如果組織的價值系統讓你無法接受,或者不符合你個人的價值觀,在那裡工作,勢必會讓你感到挫折而難有表現。

 

   當價值觀和長處衝突......

 

組織和人一樣,也有自己的價值觀。一個人如果想在組織中有所發揮,他的價值觀必須與組織價值觀契合。 兩者並不需要完全相同,但必須相當接近,可以並存。否則,個人不但會有挫折感,也無法作出貢獻。

 

第四問:我的歸屬在......

 

大多數人往往過了二十好幾才真正了解自己該走的路。不過,這時他們應該已經知道下面這三個問題的答案:我的長處是什麼? 該怎麼發揮所長?我的價值觀是什麼? 接下來,他們就能夠、也應該決定自己的歸屬。 或者說,他們應該能夠決定自己不屬於哪裡。

 

同樣重要的是,知道這些問題的答案後,碰上合適的機會、職位或任務時,你會懂得說:「好,我願意。不過請了解,這是我做事的方式,我還希望有這樣的架構和關係。你可以預期我會在這樣的時限內取得這些成果,因為我就是這樣的人。」

 

成功的事業不是靠規畫來的。如果了解自己的長處、做事的方法、價值觀,自然能把握機會,發展出自己的事業。平凡的人如果知道自己的歸屬在哪裡,可以靠著努力而勝任工作,變成績效不凡的傑出人物。否則要是放在其他地方,就會只是個平庸的角色而已。

 

第五問:應該貢獻什麼?

 

應該學會問這個問題:我應該有什麼貢獻? 為了回答這個問題,必須釐清三項重點:

 

1.   這需要什麼條件配合?

2.   考量我的長處、行事方式與價值觀,我怎樣才能對該做的事做出最大貢獻?

3.   應該要達到怎樣的成果,才能真正發揮影響力?

 

我們幾乎不可能預測太久以後的事,這樣做也不會有什麼收穫。通常,把期限訂在18個月內,計畫仍能維持清晰明確。 因此通常應該要問的是:今後一年半內,我在哪些領域、怎麼做,就能達到改變現狀的成果? 答案必須綜合考量幾個因素:

 

1.     成果必須有一點難度,用現在流行的詞語來說,需要「努力施展」(stretching),但又不能遙不可及。

2.     成果必須有意義,要能發揮影響力。

3.     最後,成果必須明顯可見,最好還能夠衡量評估。

 

釐清以上這些因素,就可以擬定行動方案:該做什麼、從哪裡開始、怎麼開始、該設定什麼目標與期限。

 

   為人際關係負起責任

 

要做好自我管理,必須負起人際關係的責任,這可以分為兩部分來說。

 

責任1:了解共事的人

 

首先要接受一個事實:別人和你一樣,也是獨立的個體,也會固執地以自己的方式行事。也就是說,他們也有自己獨特的長處、行事方式與價值觀。為了提升效能,你必須了解共事者的長處、做事方式和價值觀。

 

「管理」上司的祕訣:和上司共事的部屬應該觀察他們,了解他們如何工作,並調整自己來配合上司,讓上司能展現最佳成效。

 

同樣的做法,也適用於同事。每個同事都有自己的工作方式,也都有權這麼做,而不是用你的方式工作。重要的是,他們能不能把事情做好,價值觀又是什麼。每個人最能發揮的做事方法各不相同,因此獲致成果的祕訣,就是要了解與你共事或你仰仗的人,如此才能運用他們的長處、工作方式與價值觀。工作關係是以工作為基礎,但同樣也是以人為基礎

 

責任2:與同事充分溝通

 

人際關係責任的第二部分,就是負起溝通的責任。 人際衝突大多數問題源自於人們不了解別人在做什麼、怎麼做事,也不了解別人努力作什麼貢獻、預期會得到什麼成果。至於他們為什麼會不了解,就是因為不曾開口發問,也就從未被告知。

 

一般人就算了解負起人際關係的責任有多麼重要,往往還是無法與同事充分溝通。他們擔心同事會認為他們很傲慢、過分好問或愚蠢;其實並不會。如果你告訴同事:「這是我擅長的、這是我的做事方式、這是我的價值觀、這是我全力以赴要做的貢獻,我預期得到這樣的成果。」對方一定會說,「這會很有幫助。你為什麼沒有早點告訴我?」

 

現代組織的基礎不再是力量,而是信任人和人互相信任,不一定代表他們喜歡彼此,而是代表他們相互了解。

 

規畫人生下半場

 

開展事業第二春的三種方式:

 

轉換跑道1:任職不同性質的組織

轉換跑道2:開拓另一番事業

轉換跑道3:擔任社會企業家

 

及早管理退休生活

 

要懂得把剩餘的漫長工作生涯,視為對自己與社會的有利契機,要管理自己的下半場人生,有個先決條件:你必須及早開始準備;許多社會企業家,都是早在本業達到巔峰前,就開始投入自己選擇的第二項志業。

 

第二條出路打敗失敗

 

應該及早發展第二項主要興趣,還有另一個原因就是只要活得長久,任何人都可能在人生或工作生涯中遭受嚴重挫敗。

 

我們要找到第二個領域,不論是轉換到第二項事業或同時進行本業和第二項事業,或是從事社會事業,都能讓我們有機會達成自我實踐獲得成功。

 

我們的壽命已經超過組織,而且他們會流動。因此,自我管理的必要性,正在人類社會掀起革命性的變化。

 

(李明譯自“Managing Oneself, HBR, January 2005

摘錄自哈佛商業評論 杜拉克教你自我管理

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